Cách rèn luyện sự tập trung và thực thi tốt hơn

Tập trung là nhiệm vụ quan trọng nhưng hầu hết các công ty không giảm lực hấp dẫn thu hút sự chú ý. Kết quả là, các công ty lớn có quá nhiều khối lượng gặp khó khăn trong việc điều hướng và thích nghi với bối cảnh Tăng trưởng hữu cơ thay đổi nhanh chóng:

• Các bản cập nhật thuật toán của Google đã gây ra hậu quả nặng nề .
• Ngay cả những thay đổi nhỏ trong thứ hạng ở các vị trí cao nhất cũng có tác động rất lớn .
• Hành vi của người tiêu dùng trên internet rất lộn xộn và khó theo dõi.
• Các nhóm đang thu hẹp: 80.000 nhân viên công nghệ đã bị sa thải vào năm 2024 cho đến nay. [1]
• Ngân sách tiếp thị đã bị cắt giảm trung bình từ 10-20% trong hai năm qua và chỉ mới bắt đầu phục hồi chậm. [2]
• Nhân viên công nghệ dành 2 trong 5 ngày mỗi tuần cho các cuộc họp và email. [3] Chỉ có 43% thời gian được dành cho các nhiệm vụ thực tế.

Không có nền tảng nào có nhiều thay đổi về yêu cầu như vậy. Trong 3 năm qua, Google đã tung ra 8 Core, 19 bản cập nhật lớn và 75-150 bản cập nhật nhỏ. Công ty đề cập đến hàng nghìn cải tiến mỗi năm.

Với tư cách là cá nhân, chúng ta sống trong một thế giới mất tập trung, nơi một trong những kỹ năng quan trọng nhất là quản lý sự chú ý. Chúng ta nghĩ các nhóm có gì khác biệt?

Không có chiến thắng nếu không tập trung

Ngài Isaac Newton nhận ra rằng lực hấp dẫn của mặt trời khiến các hành tinh quay quanh nó theo một đường elip. Lực hấp dẫn tại nơi làm việc là sự phân tâm khỏi sự tập trung của các cá nhân và nhóm:

• Cuộc họp
• Cà phê \ trà sữa \ thuốc lá ngoài ban công
• Thủ tục hành chính
• Quá nhiều mục tiêu
• Quá nhiều vai hề trong công ty
• Lẫn lộn phòng ban
• Email không quan trọng và tin nhắn từ MXH

Một công ty càng lớn, lực hấp dẫn của nó càng mạnh. Khi đi đến cực điểm, các công ty mất rất nhiều thời gian để ra mắt ngay cả một tính năng duy nhất và họ tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh. Đối với cá nhân, lực hấp dẫn thậm chí còn nghiêm trọng hơn: sự chú ý phân tán có nghĩa là không làm được gì, không có tác động và có khả năng bị sa thải. Tệ hơn, mọi người sẽ kiệt sức và kiệt sức trong quá trình này.

“Sự bình yên đến từ việc làm ít hơn” (Ryan Holiday) nhưng rất nhiều nhóm thực hiện một cách phân tán như một thiếu niên làm nhiều việc cùng lúc giữa Netflix, TikTok và nhắn tin. Sự tập trung của cá nhân và nhóm được kết nối chặt chẽ với nhau. Khi một nhóm bị mất tập trung, điều đó sẽ chuyển sang các cá nhân. 2/3 số người phải vật lộn để tìm năng lượng để làm công việc của họ. [4]

Bất cứ khi nào tôi bị choáng ngợp, não tôi bảo tôi mở hộp thư email và tìm một liều dopamine nhanh chóng. Nhưng tìm được nhiệm vụ nhanh chóng và công việc bận rộn không phải là thành tựu. Tác động thực sự đến từ việc giải quyết các vấn đề phức tạp, tẻ nhạt.

Chúng ta không thể xóa bỏ lực hấp dẫn nhưng chúng ta có thể làm tốt hơn 5 điều:

1. Giao tiếp
2. Ưu tiên
3. Chiến lược
4. Thủ tục quan liêu
5. Cuộc họp

Giao tiếp tốt hơn

Giao tiếp không rõ ràng là một trong những yếu tố gây mất tập trung lớn nhất. Chúng ta tốn rất nhiều thời gian để giải mã ý của người khác.

Thật dễ dàng để @ toàn bộ nhóm của bạn trên Slack nhưng điều mọi người thực sự cần là thông tin quan trọng:

• Có chuyện gì thế?
• Nó liên quan gì tới tôi?
• Tôi cần biết/làm những gì?

Giao tiếp “lười biếng” gây tốn kém về tốc độ. Trong cuốn sách “Smart Brevity”, các tác giả cung cấp một khung đơn giản để viết câu rõ ràng:

1. Bắt đầu với một “mồi câu” mạnh mẽ, thu hút sự chú ý với 6 từ trở xuống.
2. Giải thích điều người nhận cần biết trong câu đầu tiên.
3. Giải thích tại sao điều đó quan trọng.
4. Cung cấp lựa chọn để đi sâu hơn bằng cách cung cấp ngữ cảnh tùy chọn.

Quan trọng nhất: Hãy nghĩ về một điều bạn muốn mọi người nhớ, không hơn. Không ai có thời gian đọc “tiểu thuyết” trên Slack cả.

Ưu tiên tốt hơn

Tại PayPal, Peter Thiel thiết lập một văn hóa tập trung “cực đoan”. Ông chỉ thảo luận về ưu tiên số 1 với các quản lý và buộc họ chịu trách nhiệm chỉ về đóng góp chính duy nhất của họ cho công ty.

Tập trung là chức năng ép buộc để “gạn đục khơi trong” khi quyết định dành thời gian cho việc gì. Không ai là ví dụ tốt hơn về ưu tiên “cứng rắn” hơn các kỹ sư. Nếu bạn muốn đưa thứ gì đó vào lộ trình của đội kỹ thuật, phải có cái khác nhường chỗ.

Một hệ điều hành lộ trình hiệu quả chỉ cần vài dòng mã:

1. Mục tiêu là gì?
2. 3 điều hàng đầu giúp chúng ta đạt được điều đó là gì?
3. Với 3 điều đó, chúng ta cần gì về con người, tài sản, thời gian, hỗ trợ từ đội khác và công cụ?
4. Với 3 điều đó, ai làm gì và khi nào?
5. Bảo vệ bản thân và đội của bạn khỏi những thứ khác càng nhiều càng tốt

Bạn sẽ không bao giờ nhìn lại thời gian ở công ty và nói: “Ôi, ưu tiên thứ 4, 5 và 6 của tôi khi đó thực sự đột phá”, nhưng bạn có thể nhớ đến tác động của ưu tiên 1, 2 và 3.

Cuốn sách mới của Cal Newport, “Slow Productivity”, đề cập đến việc làm ít hơn như một trong những cách tốt nhất để làm việc hiệu quả hơn. Nhưng lời khuyên tôi thích nhất là nhân đôi thời gian bạn nghĩ một dự án cần. Việc nhân đôi này tự động cắt giảm lộ trình của bạn khoảng 50%, nhưng làm tăng khả năng bạn giao hàng đúng hạn và chất lượng. Một phần lớn của việc tự đẩy mình vào “góc cam kết quá mức” là đánh giá thấp thời gian dự án cần (tôi nghĩ câu cuối cùng tôi viết cho bản thân cũng như cho bạn).

Chiến lược tốt hơn

Chiến lược kém khó theo dõi và gây nhầm lẫn cho nhóm. Theo kinh nghiệm của tôi, các nhà quản lý muốn trở nên cầu kỳ nhưng lại bỏ lỡ điểm quan trọng nhất: một chiến lược tốt có nghĩa là làm điều gì đó khác biệt so với đối thủ cạnh tranh. Thay vì làm việc chăm chỉ hơn đối thủ, bạn muốn làm điều gì đó độc đáo và dựa vào lợi thế cạnh tranh của mình.

Kết hợp sự khác biệt với việc ưu tiên, 3 dự án quan trọng nhất của bạn nên nhấn mạnh cách bạn đạt được cùng một mục tiêu theo cách khác với đối thủ cạnh tranh. Ví dụ, thay vì viết 100 bài viết trên blog, bạn có thể xây dựng một vở kịch theo chương trình hoặc danh sách các công cụ không? Hoặc bạn có thể tận dụng những người đóng góp viết nội dung thay vì một nhóm lớn trong công ty không?

Tôi cũng thấy rằng hầu hết các chiến lược đều không rõ ràng. Một bài kiểm tra đơn giản về tính rõ ràng là tăng hoặc giảm diện tích bề mặt bạn phải giải thích: bạn có thể diễn đạt chiến lược của mình trong một đoạn văn (TL, DR), một trang (cấp cao) và một tài liệu (chuyên sâu) không?

Ít thủ tục quan liêu hơn

Thủ tục hành chính dưới dạng quan liêu quá mức giết chết việc thực thi. Tôi đã thấy nhiều công ty mất hàng tuần và vô số cuộc họp để thống nhất trước khi có thể đăng ký một công cụ SaaS đơn giản. Đội mua sắm và pháp lý có thể làm chậm công ty và gây ức chế cho đội nhóm.

Chìa khóa để có tốc độ và quy trình đánh giá tốt là có hướng dẫn rõ ràng khi pháp lý hoặc mua sắm can thiệp. Với một trong những khách hàng trước đây của tôi, startup fintech phát triển nhanh nhất lịch sử, chúng tôi đã ngồi xuống với đội pháp lý và lấy toàn bộ “khung bảo vệ”. Chúng ta có thể nói gì và không thể nói gì? Khi nào cần phê duyệt pháp lý và khi nào có thể tiến hành mà không cần?

Đây là nhiệm vụ cho quản lý đội hoặc lãnh đạo tổ chức. Dù tẻ nhạt, tin tốt là khi ranh giới đã được thiết lập, các đội có thể tiến nhanh hơn và tập trung vào thực thi.

Ít cuộc họp hơn

Tobi Lütke, nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành của Shopify, gọi các cuộc họp là “lỗi”. Nhóm lãnh đạo thường xuyên triển khai “Chaos Monkey”, một tập lệnh xóa tất cả các cuộc họp định kỳ có hơn 2 người tham gia. Các công ty khác đặt ra các rào cản về thời gian. Calendly hạn chế các cuộc họp từ trưa đến 5 giờ chiều.

Hầu hết các cuộc họp đều được điều hành kém, không cần thiết hoặc chỉ đơn giản là cách để mọi người giao lưu. Bên cạnh chương trình nghị sự, mọi cuộc họp đều phải có mục đích rõ ràng. Thực sự chỉ có ba loại cuộc họp: giao lưu, chia sẻ thông tin, ra quyết định.

Xây dựng mối quan hệ tại nơi làm việc là điều quan trọng và không có gì sai khi giao lưu. Điều quan trọng là phải rõ ràng và tránh gặp gỡ để “nói về dự án x” trong khi thực sự muốn giao lưu.

Các cuộc họp chia sẻ thông tin được thực hiện tốt nhất theo hình thức không đồng bộ. Thay vì tập hợp một nhóm lớn mọi người lại, hãy ghi lại thông điệp của bạn trong video hoặc viết bản ghi nhớ.

Các cuộc họp ra quyết định nên do người ra quyết định chủ trì và có tài liệu đọc trước. Vấn đề với nhiều tổ chức lớn là các quyết định được xây dựng không tốt; không rõ ai là người ra quyết định và người ra quyết định không có tiêu chí rõ ràng về cách đưa ra quyết định.

Triển vọng: AI có thể giúp chúng ta lấy lại sự tập trung không?

Hãy cho tôi biết nhóm của bạn tập trung như thế nào và tôi sẽ cho bạn thấy một nhóm sẽ chiến thắng. Ngược lại, lực hấp dẫn cao trong các tổ chức lớn là một yêu cầu bị phá vỡ bởi một người chơi nhỏ hơn, nhanh nhẹn hơn. Tin tốt là công nghệ đang chống lại lực hấp dẫn, ít nhất là tại nơi làm việc.

AI có khả năng giúp chúng ta tìm kiếm thông tin rời rạc, làm rõ ràng hơn và đảm nhiệm các công việc hành chính nhàm chán tốn thời gian để chúng ta có thể tập trung vào những việc quan trọng.

Báo cáo Tương lai công việc của Microsoft (Microsoft’s Future of Work report) kết luận, “Organizational knowledge is fragmented across documents, conversations, apps and devices, but LLMs hold the potential to gather and synthesize this information in ways that were previously impossible – Kiến thức của tổ chức bị phân mảnh trên các tài liệu, cuộc hội thoại, ứng dụng và thiết bị, nhưng LLM có tiềm năng thu thập và tổng hợp thông tin này theo những cách trước đây không thể thực hiện được “. Trong tương lai, chúng tôi có thể hỏi các LLM về bất kỳ quy trình nội bộ nào, chẳng hạn như “mục tiêu hàng đầu của chúng ta là gì?” hoặc “điều này có cần được xem xét về mặt pháp lý không?” Thời gian rảnh rỗi này cho phép chúng tôi tinh chỉnh các chiến lược và hoàn thành công việc. [[5]]

Tương lai đó có vẻ vẫn còn xa vời vài năm nữa. Cho đến lúc đó, chúng ta có thể làm nhiều điều để cải thiện sự chú ý của mình.