Nhiều hội thảo chuyên môn thất bại không phải vì thiếu thông tin, mà vì thiếu sự hấp dẫn trong cách dàn dựng nội dung. Để khắc phục tình trạng “thuyết trình một chiều” nhàm chán, các nhà tổ chức cần áp dụng những kỹ thuật chiến lược nhằm biến sự kiện của mình thành một diễn đàn tương tác, sôi nổi. Bài viết này sẽ chia sẻ những phương pháp cốt lõi để thực hiện điều đó.
Thay Đổi Tư Duy: Từ “Thuyết Trình” Sang “Điều Phối Một Cuộc Đối Thoại”
Bước đầu tiên và quan trọng nhất để vượt qua sự nhàm chán là một sự thay đổi trong tư duy cốt lõi của người tổ chức sự kiện. Thay vì nhìn nhận hội thảo như một sân khấu nơi diễn giả “thuyết trình” cho khán giả, hãy xem nó như một căn phòng nơi một nhà điều phối chuyên nghiệp “tạo điều kiện cho một cuộc đối thoại” giữa các chuyên gia. Giá trị lớn nhất của một sự kiện trực tiếp không chỉ nằm ở những gì diễn giả nói, mà còn nằm ở trí tuệ tập thể và kinh nghiệm đa dạng của tất cả những người có mặt trong khán phòng. Nhiệm vụ của người tổ chức và diễn giả không phải là lấp đầy thời gian bằng lời nói, mà là khơi gợi và khai phá nguồn tri thức chung đó.
Với tư duy này, vai trò của diễn giả cũng sẽ thay đổi. Họ không còn là một giảng viên trên bục giảng, mà trở thành một người dẫn dắt, một người đặt ra những câu hỏi sắc bén, và một người biết cách tổng hợp các ý kiến đa chiều từ phía người tham dự. Khi sự kiện được thiết kế với mục tiêu tạo ra một cuộc đối thoại, mọi quyết định về cấu trúc nội dung và các hoạt động tương tác sẽ trở nên tự nhiên và có mục đích rõ ràng, hướng đến việc tối đa hóa sự tham gia của tất cả mọi người.
Kỹ Thuật “Câu Chuyện Dẫn Lối” (Storytelling)
Con người được lập trình để ghi nhớ những câu chuyện, chứ không phải những dữ kiện khô khan. Đây là một nguyên lý tâm lý học cơ bản nhưng thường bị bỏ qua khi tổ chức hội thảo. Thay vì trình bày các đề mục một cách rời rạc, hãy cấu trúc toàn bộ chương trình theo một mạch truyện kể có mở đầu, diễn biến và kết thúc. Kỹ thuật này sẽ biến những thông tin phức tạp trở nên dễ tiếp thu, có tính kết nối và giàu cảm xúc hơn.
Phần mở đầu của hội thảo nên là một câu chuyện tình huống (case study) hấp dẫn, nêu bật một vấn đề hay một thách thức chung mà tất cả những người tham dự đều có thể đồng cảm. Điều này ngay lập tức tạo ra sự kết nối và tò mò, đặt ra một câu hỏi lớn mà cả buổi hội thảo sẽ cùng nhau đi tìm lời giải. Các phần nội dung chính sau đó sẽ được trình bày như những “chương” trong hành trình giải quyết vấn đề đó, mỗi phần cung cấp một mảnh ghép, một góc nhìn, một giải pháp. Cuối cùng, phần kết luận sẽ tổng kết lại toàn bộ hành trình, đưa ra một giải pháp toàn diện hoặc một tầm nhìn mới, mang lại cho người tham dự một cảm giác thỏa mãn và hoàn chỉnh.
Kiến Tạo Không Gian Tương Tác: Phá Vỡ Sự Độc Thoại
Tương tác phải được lồng ghép xuyên suốt, không chỉ ở cuối chương trình. Hãy chủ động phá vỡ sự độc thoại bằng cách sử dụng các công cụ công nghệ để tạo khảo sát nhanh (live poll) hoặc cho phép khán giả bình chọn câu hỏi Q&A. Quan trọng hơn, việc chia khán phòng thành các nhóm thảo luận nhỏ (breakout session) là phương pháp cực kỳ hiệu quả để đảm bảo mọi tiếng nói đều được lắng nghe và khuyến khích sự kết nối sâu hơn giữa những người tham dự.
Vai Trò Của Người Điều Phối (Moderator) – “Nhạc Trưởng” Của Buổi Hội Thảo
Một trong những khoản đầu tư thông minh nhất để đảm bảo chất lượng cho một buổi hội thảo chuyên môn chính là một người điều phối (moderator) chuyên nghiệp. Họ không chỉ đơn thuần là người giới thiệu diễn giả, mà đóng vai trò như một vị “nhạc trưởng”, người dẫn dắt toàn bộ dòng chảy năng lượng và nội dung của sự kiện. Một người điều phối giỏi sẽ biết cách đặt ra những câu hỏi khơi gợi, kết nối ý tưởng giữa các bài trình bày khác nhau, và quản lý thời gian một cách khéo léo.
Họ là cầu nối sống động giữa diễn giả và khán giả, đảm bảo rằng cuộc đối thoại luôn đi đúng hướng, sôi nổi nhưng không hỗn loạn. Họ biết khi nào cần cắt lời một cách lịch sự, khi nào cần khuyến khích một người tham dự nhút nhát chia sẻ ý kiến, và làm thế nào để tổng kết lại những điểm chính một cách súc tích. Sự hiện diện của một người điều phối chuyên nghiệp sẽ giúp các diễn giả tập trung hoàn toàn vào chuyên môn của mình, đồng thời mang lại một trải nghiệm hội thảo liền mạch và hiệu quả cho tất cả mọi người.
Lời kết
Sự khác biệt của một buổi tổ chức hội thảo thành công nằm ở nghệ thuật dàn dựng. Bằng cách thay đổi tư duy, áp dụng kỹ thuật kể chuyện, tăng cường tương tác và có một người điều phối giỏi, bạn có thể biến bất kỳ sự kiện nào thành một diễn đàn chuyên môn giá trị, để lại ấn tượng sâu sắc và lâu dài trong tâm trí người tham dự
